Budget: uma ferramenta que pode salvar empresas

Temida por empresas no mundo todo, sua utilização é essencial, como demonstra o autor

Nos trabalhos de consultoria desenvolvidos em empresas de pequeno porte ou familiares é muito comum nos depararmos com proprietários ofendidos quando pedimos para ver o orçamento do próximo ano. O mais surpreendente é que independe do país, podendo ser nos Estados Unidos, Canadá, México, Brasil ou Itália, a resposta é sempre a mesma: isso é coisa de multinacional e não precisamos disso.

Pois é, há “novidades” para os que pensam assim. Budget é uma ferramenta tão importante quanto uma máquina ou um pedido de seu maior cliente, pois sem ele essas situações podem significar enormes problemas para a empresa que não tem controle sobre si mesma. A partir dele todos os departamentos se comprometem com o fluxo de caixa, e se algum evento previsto neste orçamento não ocorrer, é o momento de entrar com os planos de contingência (parte integrante do mesmo) para permitir a continuidade da empresa.

É muito comum as companhias de pequeno porte ficarem exultantes com lucros inesperados no fim de ano, sem saber de onde vieram ou então… a enorme frustração de prejuízos que também são inesperados quando não se trabalha com um orçamento. Seria como se trabalhar com fixadores fosse uma loteria: hoje, ganhei; hoje, perdi!

O Budget é um item fundamental para qualquer negócio por levar em conta o resultado do ano anterior e, a partir de premissas para o período futuro (a ser estabelecido pela direção da empresa), poder fazer uma previsão do que acontecerá no próximo ano.

Claro que ninguém faz um orçamento para o ano seguinte prevendo perder alguns milhões. É exatamente neste momento que a ferramenta tem a sua importância, uma vez que realocando despesas, cortando investimentos, é quando a perda é transformada em lucro!

Ao fazer a previsão e ver que os números darão resultado negativo no fim do ano, a diretoria avaliará cada uma das despesas e das receitas, verá o que pode ser alterado para transformar o prejuízo a uma situação de lucro.

Por exemplo: corte em despesas de representantes ou diminuir o patrocínio do time de futebol local, podem ser discutidos. Mas, o medo de fazer um Budget é sempre maior. Certa vez, um cliente dos USA disse: “Já fiz um e ele mostrou que íamos perder dinheiro, então desisti”. Parece absurdo, mas um ano depois esse mesmo cliente informou que não nos contrataria, pois havia tido um ano péssimo financeiramente. O orçamento não evita prejuízos, mas é a ferramenta que permite tomar decisões para corrigir o rumo da empresa e voltá-la para a direção correta.

Os exemplos são inúmeros, vejam mais um: Fizemos o Budget de um cliente e previmos um crescimento de 10% no faturamento, mas os investimentos necessários para atendê-los, quando colocados no orçamento, traziam prejuízo. Ao analisar esta situação, propomos varias ações: não aceitar o aumento de vendas; cortar outras despesas para compensar os investimentos; ou encontrar outros produtos para as novas máquinas e aumentar a receita.

Todas essas discussões foram feitas em bases matemáticas e demonstradas logicamente. O orçamento, até chegar a sua forma final, tem que passar por várias etapas:
 

A fase de aprovação é o ponto mais importante do processo, pois é neste momento que se cria o comprometimento de todos os departamentos da empresa com os resultados de um ano. Este conjunto de objetivos, depois de aprovado, volta para cada colaborador servindo de guia até o final do ano.

As empresas modernas usam os Budgets para motivar os seus colaboradores com premiações ou bônus, procurando obter um esforço “extra” de cada um e superar os objetivos previstos. As reuniões mensais são um excelente momento para dividir e discutir a performance obtida com os colaboradores.

Não é necessário ter um super-controle ou ser um gênio das finanças para implementá-lo, como também não existe número mínimo de funcionários. O que é preciso entender é que ele pode ser muito elaborado ou ser uma simples tabela para controle da empresa mês a mês, evitando sobressaltos no fim de ano.

O procedimento de implantação também é bastante simples. Com quatro ou cinco reuniões, normalmente, é possível implementar os procedimentos que podem ser incorporados aos sistemas de computador existentes, ou correr em tabelas independentes. Depois, a cada mês, cada departamento (ou pessoa, em empresas menores) preencherá seus resultados e esses dados serão consolidados em um único relatório, mostrando o Budget estabelecido e o percentual de alcance de cada linha de receita, despesa, investimento e assim consecutivamente.

É um excelente instrumento de motivação de funcionários e, sem dúvida nenhuma, um exercício que permite aos acionistas ou proprietários tomarem ações para perpetuar suas empresas.

*Serge Zerei

Engenheiro mecânico com experiência no mercado internacional, especialmente no segmento de fixadores. Atualmente presta serviços de consultoria empresarial, além de desenvolver soluções (ERP) para o comércio de elementos de fixação.

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